Kat Malikleri Genel Kurulu Organizasyonu

Genel kurul neden önemli?

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre binanın yönetiminde en yetkili organ kat malikleri kuruludur. Yönetici seçimi, işletme projesinin onayı, büyük onarımlar ve yönetim planı değişiklikleri kurulda karara bağlanır. Usule aykırı yapılan bir toplantının kararları iptal davasına konu olabilir; bu nedenle çağrıdan tutanağa kadar her adımın doğru yapılması gerekir.

Çağrı: kim, ne zaman, nasıl?

• Kurul yönetim planında belirtilen zamanda en az yılda bir kez olağan olarak toplanır.
• Toplantı gününün, yerinin ve gündemin kat maliklerine en az 15 gün önceden imza karşılığı veya taahhütlü mektupla bildirilmesi gerekir.
• Önemli bir sebep varsa yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte biri olağanüstü toplantı çağrısı yapabilir.

Yeter sayılar

Kanuna göre kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve toplantıya katılanların sayı çoğunluğuyla karar verir. İlk toplantıda bu çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı yapılır ve orada daha düşük bir yeter sayıyla karar alınabilir. Bazı işler (ör. yönetim planının değiştirilmesi için beşte dört çoğunluk) özel çoğunluk gerektirir. Hazirun cetvelini ve arsa payı tablosunu önceden hazırlar, toplantıda yeter sayıyı anlık hesaplarız.

Vekâlet

Kat malikleri toplantıya vekil göndererek katılabilir. Vekâletnamenin yazılı olması ve toplantı başında kontrol edilmesi gerekir. Kanundaki sınırlamalara uygun vekâletname örneğini çağrıyla birlikte gönderiyoruz.

Karar defteri nasıl tutulur?

Kurul kararları, kanun gereği noter onaylı karar defterine yazılır ve toplantıya katılanlarca imzalanır. Toplantıya katılmayan kat maliklerine kararlar bildirilir. Karar defteri; icra takibinden yönetici değişikliğine kadar birçok işlemde resmî belge işlevi görür, bu yüzden özenle tutulur ve arşivlenir.

Toplantıda sekretarya

Toplantıda divan kurulunu destekler, faaliyet raporunu ve hesap dökümünü sunar, soruları yanıtlar, oylama sonuçlarını kayda geçiririz. Tutanak toplantı bitmeden okunur ve imzaya sunulur. İlgili rehber: Kat malikleri genel kurulu nasıl yapılır?

Toplantı öncesi kontrol listesi

• Gündem maddeleri yazıldı; özel çoğunluk gerektiren konular ayrıca işaretlendi.
• Çağrı en az 15 gün önce, ispatlanabilir yolla gönderildi; ikinci toplantı tarihi belirtildi.
• Güncel kat malikleri listesi ve arsa payı tablosu hazır (tapu kayıtlarıyla uyumlu).
• Faaliyet raporu, hesap dökümü, denetçi raporu ve yeni işletme projesi taslağı çoğaltıldı.
• Vekâletname örneği ve hazirun cetveli hazır.
• Karar defteri ve kalem toplantı yerinde.

Toplantı günü akışı

1. Hazirun cetvelinin imzalatılması ve vekâletnamelerin kontrolü,
2. toplantı yeter sayısının sayı ve arsa payıyla hesaplanması,
3. divan kurulunun (başkan ve yazman) seçimi,
4. gündem maddelerinin sırayla görüşülmesi ve oylanması,
5. kararların tutanağa ve karar defterine yazılıp imzalanması.

Tartışmalı toplantılar

Genel kurullar bazen gergin geçer. Tarafsız bir sekretarya, sözü sırayla veren bir divan ve belgelerle desteklenen bir sunum tartışmayı konuya odaklar. Anlaşmazlık olan konularda seçenekleri ve maliyetlerini tabloyla sunar, oylamanın kanuna uygun yapılmasını sağlarız. Karar alınamayan konular için ek toplantı tarihi belirlenir.

Toplantıdan sonra

Kararlar toplantıya katılmayan kat maliklerine bildirilir; yeni işletme projesi tebliğ edilir ve itiraz süresi takip edilir. Seçilen yönetici ve denetçi bilgileri sakin panelinde güncellenir. Uygulanması gereken kararlar (ör. onarım, tedarikçi değişikliği) bir iş listesine dönüştürülür ve ilerlemesi aylık raporda gösterilir.

Olağan ve olağanüstü toplantı farkı

Örnek gündem maddeleri

1. Açılış ve toplantı başkanlık divanının seçimi,
2. yönetim faaliyet raporunun ve denetim raporunun okunması,
3. yöneticinin ibrası,
4. yeni dönem işletme projesinin görüşülmesi,
5. yönetici ve denetçi seçimi,
6. dilek ve temenniler.

Karar alınması istenen her konunun gündemde açıkça yazılması gerekir. “Dilek ve temenniler” maddesinde karar alınmaz; burada çıkan konular bir sonraki toplantının gündemine eklenir.

Kararlara itiraz

Kanuna veya yönetim planına aykırı olduğu düşünülen bir karara karşı iptal davası açılabilir. Kanunda bunun için kısa süreler öngörülmüştür (kural olarak kararın alınmasından ya da öğrenilmesinden itibaren bir ay). Bu yüzden toplantıda karşı oy kullananların oylarının tutanağa doğru işlenmesine ve toplantıya katılmayan maliklere kararların hızla bildirilmesine özen gösteririz. İtirazın haklı olup olmadığını değerlendirmek avukatın işidir; bizim görevimiz sürecin usule uygun işlemesi ve kayıtların eksiksiz olmasıdır.

Katılımı artırmak için

Toplantı saatini çalışanların katılabileceği akşam saatlerine koymak, gündemi ve işletme projesi taslağını toplantıdan önce paylaşmak ve toplantıyı iki saati aşmayacak şekilde planlamak katılımı belirgin biçimde artırır.

Toplantı tutanağı nasıl yazılır?

Tutanak, toplantıda ne konuşulduğunun değil, ne karar verildiğinin kaydıdır. Her gündem maddesi için; görüşülen konu, oylanan öneri, kabul, ret ve çekimser oy sayıları (gerekirse arsa payı toplamlarıyla birlikte) ve kararın metni yazılır. Karara karşı oy veren maliklerin adları ayrıca belirtilir; bu, ileride iptal davası hakkının kimde olduğunu gösterir. Tutanak toplantı sonunda okunur, toplantı başkanı ve katılanlarca imzalanır ve aynı içerik karar defterine işlenir. Toplantıya katılmayan maliklere kararların özeti yazılı olarak bildirilir.