Yeni Binalarda İlk Yönetim ve Teslim

Yeni binada neden ilk aylar kritik?

Yeni teslim bir binada kat malikleri taşınırken yönetim genellikle müteahhidin elindedir ya da hiç kurulmamıştır. Bu dönemde ortak alanlar tutanakla teslim alınmazsa, sonradan ortaya çıkan kusurların müteahhitten mi yoksa kullanımdan mı kaynaklandığını ispat etmek zorlaşır. Sayaçlar, abonelikler ve garanti belgeleri dağınık kalırsa ilk kışta kalorifer arızası veya asansör duruşu yönetimsizliğe dönüşür.

Müteahhitten teslim alma

Teslimde ortak alanları müteahhit veya yetkilisiyle birlikte geziyor, her alanı fotoğraflıyor ve bir teslim tutanağı hazırlıyoruz. Tutanakta şunlar yer alır:

• Ortak alanların (çatı, bodrum, otopark, sığınak, bahçe, kazan dairesi) mevcut durumu.
• Asansör, jeneratör, hidrofor, kazan ve yangın sistemlerinin marka, model ve garanti süreleri.
• Eksik veya kusurlu işlerin listesi ve tamamlanma tarihi.
• Teslim edilen anahtarlar, kumandalar, projeler ve kullanım kılavuzları.

Eksik işler müteahhide yazılı bildirilir ve kapanana kadar takip edilir. Garanti süresi dolmadan fark edilen kusurların bildirimi hak kaybını önler.

Belgeler ve abonelikler

İskân (yapı kullanma izin belgesi), mimari ve tesisat projeleri, yönetim planı, asansör tescil belgesi ve garanti belgelerini tek bir arşivde toplarız. Ortak alan elektrik, su ve doğalgaz aboneliklerini yönetim adına düzenler, depozito ve sayaç bilgilerini kayda geçiririz. Asansörün ilk periyodik kontrolünü ve yıllık bakım sözleşmesini başlatırız.

İlk kat malikleri kurulu

Bina tesliminden sonra ilk genel kurul yapılmalı; yönetici veya yönetim kurulu seçilmeli, denetçi belirlenmeli ve ilk işletme projesi onaylanmalıdır. Toplantı çağrısını, gündemi, vekâletname örneğini ve karar defterinin notere onaylatılmasını biz hazırlarız. Yönetim planını inceler, binanıza uymayan hükümler varsa değişiklik sürecini anlatırız.

İlk yıl bütçesi

Yeni binada geçmiş gider verisi olmadığı için ilk işletme projesi tahmini hazırlanır. Kayseri'de benzer büyüklükteki binaların gerçekleşen giderlerinden yola çıkarak gerçekçi bir bütçe kurar, ilk altı ayın sonunda gerçekleşenle karşılaştırıp gerekirse revize öneririz. Yedek akçe ayrılması ilk yıldan itibaren önerdiğimiz bir uygulamadır.

Teslimde en sık bulunan eksikler

• Çatı ve teraslarda su yalıtımı kusurları, yağmurda sızıntı,
• otopark ve bodrumda drenaj ve nem sorunları,
• asansörde tamamlanmamış tescil veya periyodik kontrol eksikleri,
• yangın algılama ve söndürme sistemlerinde eksik devreye alma,
• ortak alan aydınlatmasının ayrı sayaca bağlanmamış olması,
• peyzaj ve sulama sisteminin projeye uygun tamamlanmaması,
• kullanım kılavuzları, garanti belgeleri ve projelerin teslim edilmemesi.

Bu eksiklerin tamamı fotoğraflarla tutanağa geçirilir ve müteahhide yazılı olarak bildirilir.

Müteahhitle ilişki

Müteahhit çoğu zaman satılmamış dairelerin maliki olarak binada kalır ve kurulda oy kullanır. Bu dönemde yönetimin tarafsız kalması, kararların belgeye dayanması ve eksik işlerin takibinin kişisel ilişkilerden bağımsız yürütülmesi önemlidir. Satılmamış dairelerin aidat yükümlülüğü de diğer daireler gibi uygulanır.

İlk yıl takvimi

Kat mülkiyetine geçiş neden önemli?

Yeni binalarda tapular bazen kat irtifakı olarak kalır; kat mülkiyetine geçiş için yapı kullanma izin belgesi (iskân) ve tapu işlemleri gerekir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun yönetimle ilgili hükümleri kat irtifakı kurulmuş ve kullanılmaya başlanmış yapılarda da belirli şartlarla uygulanır; ancak kat mülkiyetine geçiş, malikler için hukuki durumu netleştirir ve ileride satış, kredi ve sigorta işlemlerini kolaylaştırır. Süreci biz yürütmeyiz; malikleri doğru kuruma yönlendirir, eksik belgeleri takip ederiz.

Teslim alma kontrol listesi

Bulunan her eksik fotoğrafla birlikte listeye yazılır, müteahhide yazılı olarak iletilir ve giderilme tarihi takip edilir. Garanti süresi içinde çıkan kusurların bildirimi de aynı düzenle yapılır.

İlk genel kurulda alınması önerilen kararlar

• yöneticinin (ya da yönetim şirketinin) seçimi ve yetkileri,
• denetçinin seçimi,
• ilk yıl işletme projesi ve aylık avans tutarı,
• yedek akçe oranı,
• ortak alan kullanım kuralları (otopark, depo, çatı, bahçe),
• aidatların ödeneceği hesabın ve ödeme düzeninin belirlenmesi.

İlk toplantıda bu konuların hepsinin karara bağlanması, sonraki yıllarda çıkabilecek tartışmaların önemli bir kısmını önler.

Yeni binalarda daireler genellikle birkaç ay içinde dolar; ilk toplantıya katılım düşük olabilir. Toplantı çağrısını hem yazılı hem dijital kanallardan yapar, henüz taşınmamış malikleri telefonla ayrıca bilgilendiririz. Toplantıya katılamayanlar için vekâletname örneği çağrıyla birlikte gönderilir; böylece kararlar geniş katılımla alınır ve sonradan itiraz ihtimali azalır.