İşletme Projesi Hazırlama

İşletme projesi nedir?

İşletme projesi, binanın bir sonraki yönetim dönemi için tahmini giderlerini ve her bağımsız bölümün ödeyeceği aylık avans tutarını (halk arasında aidat) gösteren bütçedir. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yöneticinin temel görevlerinden biridir. Doğru hazırlanmış bir işletme projesi, yıl içinde ek para toplama ihtiyacını ve tartışmaları en aza indirir.

Giderler nasıl paylaştırılır?

Kanunun 20. maddesine göre, yönetim planında aksi yoksa:

• Kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi aylıkları kat malikleri arasında eşit paylaştırılır.
• Diğer ortak giderler (bakım, onarım, sigorta, ortak elektrik vb.) arsa payı oranında paylaştırılır.

Yönetim planınızda farklı bir dağıtım kuralı varsa o uygulanır. Merkezi ısıtmalı binalarda ısınma giderleri ayrıca ilgili yönetmeliğe göre pay ölçer okumalarıyla dağıtılır. Kendi payınızı aidat paylaştırma aracında hesaplayabilirsiniz.

İşletme projesi nasıl tebliğ edilir ve kesinleşir?

Hazırlanan işletme projesi kat maliklerine bildirilir. Kanuna göre bildirimden itibaren yedi gün içinde itiraz edilmeyen işletme projesi kesinleşir. Kesinleşmiş işletme projesi, aidat borcunu ödemeyen kat malikine karşı icra takibinde önemli bir belgedir. Bu yüzden tebliği ispatlanabilir biçimde (imza karşılığı veya kayıtlı yolla) yapar, tarihlerini kayıt altına alırız.

Gerçekçi bütçe nasıl hazırlanır?

Bütçeyi geçen yılın gerçekleşen giderleri, yürürlükteki sözleşmeler ve beklenen fiyat artışlarıyla hazırlarız. Kayseri'de ısınma giderinin kış aylarında yoğunlaştığını dikkate alarak nakit akışını aylara yayarız. Büyük onarım ihtiyaçları (çatı, cephe, asansör modernizasyonu) için yedek akçe önerisini ayrıca gösteririz; böylece ani ek tahakkuk ihtiyacı azalır.

Genel kurulda sunum

İşletme projesini genel kurulda kalem kalem sunar, her kalemin gerekçesini açıklarız. Kurulun değişiklik taleplerini aynı toplantıda tabloya işleyebilir, karar metnini hazırlayabiliriz.

Örnek işletme projesi kalemleri

Dağılım yönetim planınızda farklı düzenlenmişse o esas alınır.

Aylık avansın aylara dağıtımı

Isınma gideri kışın yoğunlaştığı için yıllık toplamı on iki eşit aya bölmek, kış aylarında kasayı zorlar. İki yöntemden biri seçilir: ya ısınma avansı yalnız ısıtma sezonunda tahsil edilir ya da yıl boyunca eşit toplanıp kışa biriktirilir. İkinci yöntem kat maliklerinin bütçesi için daha öngörülebilirdir; hangisinin uygulanacağına kurul karar verir.

İtiraz gelirse

Tebliğden sonra kanuni süre içinde itiraz eden kat malikinin gerekçesi değerlendirilir. Hesap hatasıysa proje düzeltilerek yeniden tebliğ edilir; yöneticinin takdirine ilişkin bir itirazsa kurulun kararına sunulur. İtiraz süreci kayıt altına alınır, çünkü projenin kesinleşip kesinleşmediği ileride borç takibinde önem taşır.

Örnek hesap: aylık avans nasıl bulunur?

Aşağıdaki örnek, işletme projesinin mantığını göstermek içindir; rakamlar temsilidir. 24 daireli, asansörlü ve kapıcılı bir apartman düşünelim:

Eşit paylaşılan kapıcı gideri daire başına yılda ₺22.500, yani ayda yaklaşık ₺1.875 eder. Arsa payına göre paylaşılan ₺180.000 ise her dairenin arsa payı oranında dağıtılır; eşit arsa paylı bir binada bu tutar daire başına ayda ₺625'tir. Toplamda aylık avans daire başına yaklaşık ₺2.500 olur. Arsa payları farklı olan binalarda her dairenin tutarı ayrı hesaplanır ve projede tablo hâlinde gösterilir.

Yedek akçe ne kadar olmalı?

Yedek akçe, beklenmedik büyük onarımlar için ayrılan birikimdir; oranı ve kullanım şartları genel kurulda belirlenir. Kanunda sabit bir oran yoktur. Pratikte binanın yaşı ve durumu belirleyicidir: yeni binalarda düşük bir oran yeterli olabilirken, çatısı, cephesi ya da kazanı yakında yenilenecek eski binalarda daha yüksek bir birikim, ileride tek seferde büyük ek ödeme istenmesini önler. Yedek akçenin ayrı bir hesapta ya da vadeli hesapta tutulması ve raporda ayrıca gösterilmesi şeffaflığı artırır.

Enflasyon dönemlerinde işletme projesi

Fiyatların hızlı arttığı dönemlerde yıllık proje birkaç ay içinde yetersiz kalabilir. Bunun için iki yöntem öneririz: projeye belirli kalemler (enerji, personel) için güncelleme hükmü koymak ya da genel kurulda altı ay sonra projenin gözden geçirileceğini karara bağlamak. İki yöntem de sonradan sürpriz ek ödeme istenmesinden daha öngörülebilirdir.

İşletme projesi hazırlarken kullandığımız veriler

Gerçekçi bir işletme projesi tahmine değil, veriye dayanır. Projeyi hazırlarken şu kaynakları bir araya getiririz: son iki yılın gerçekleşen giderleri (kalem kalem), yürürlükteki bakım ve hizmet sözleşmelerinin güncel bedelleri, personel ücretlerindeki beklenen artışlar, enerji tüketiminin metreküp ve kilovatsaat cinsinden geçmişi ve önümüzdeki yıl yapılması planlanan onarımlar. Her kalemin yanına “neye dayanarak” sütunu eklenir; böylece genel kurulda “bu rakam nereden çıktı” sorusunun cevabı tablonun içinde hazırdır.

Proje kesinleştikten sonra her ay gerçekleşen gider, proje tutarıyla karşılaştırılır. Yılın ilk yarısında belirgin sapma görülen kalemler için yönetim kuruluna erken uyarı verilir; ek bütçe ihtiyacı yıl sonunu beklemeden konuşulur.