Kapıcı ve Personel Yönetimi (SGK, bordro)

Kat malikleri işverendir

Apartman kapıcısı veya site personeli çalıştırıldığında işveren sıfatı kat malikleri adına yönetimdedir. Bu, iş sözleşmesi, SGK bildirimi, bordro, yıllık izin, iş sağlığı ve güvenliği gibi tüm işveren yükümlülüklerinin eksiksiz yerine getirilmesi anlamına gelir. Eksik bildirim veya kayıt dışı çalışma, sonradan idari para cezası ve personel davası riskine dönüşür.

Neleri yürütüyoruz?

• İşe alım: Görev tanımına uygun aday, yazılı iş sözleşmesi ve işe giriş bildirimi.
• Bordro: Maaş, fazla mesai, asgari ücret güncellemeleri ve ödemenin banka üzerinden yapılması.
• SGK: Aylık prim ve hizmet bildirimleri, işten çıkış bildirimleri.
• İzin ve kıdem: Yıllık izin takibi; kıdem ve ihbar yükümlülüğünün her yıl hesaplanıp raporlanması.

Kapıcı gideri nasıl paylaşılır?

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesine göre, yönetim planında aksi yoksa kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi aylıkları kat malikleri arasında eşit paylaştırılır. Kapıcı dairesi ortak yer niteliğindeyse kullanım kuralları ve giderleri de yönetim planı ve kurul kararlarına göre belirlenir.

Kıdem yükünü önceden görün

Uzun yıllar çalışan personelin işten ayrılması durumunda doğacak kıdem tazminatı, bina bütçesine büyük bir yük getirebilir. Bu yükü her yıl hesaplar, işletme projesinde yedek akçe olarak birikim önerisiyle kurula sunarız.

Görev tanımı ve performans

Kapıcının veya görevlinin günlük ve haftalık işleri yazılı olur: çöp, temizlik, ısıtma kontrolü, kar küreme, ortak alan kontrolü. Aylık kontrol listesiyle performans ölçülür; sorunlar önce konuşularak, gerekirse yazılı olarak ele alınır.

Kapıcının örnek görev tanımı

• Çöplerin belirlenen saatlerde toplanması ve çöp alanının temizliği,
• ortak alanların temizlik planına göre temizlenmesi,
• merkezi ısıtmalı binalarda kazan dairesinin günlük kontrolü,
• kışın giriş ve yolların kar ve buzdan temizlenmesi,
• arıza ve olağan dışı durumların yönetime bildirilmesi,
• ortak alan aydınlatmasının ve kapıların kontrolü.

Kişisel alışveriş gibi görev dışı işler için yazılı kural olması, hem personeli hem sakinleri korur.

İzin ve yerine görevlendirme

Personelin yıllık izni önceden planlanır; izin dönemlerinde temizlik ve kritik işler için geçici görevlendirme yapılır. Hastalık ve acil durumlarda yedek plan hazırdır. İzin kayıtları bordro ile birlikte tutulur.

İş sağlığı ve güvenliği

Personel çalıştıran binalar iş sağlığı ve güvenliği mevzuatına tabidir: risk değerlendirmesi, gerekli eğitimler ve kişisel koruyucu donanım (eldiven, kaymaz ayakkabı, kar küreme ekipmanı) sağlanmalıdır. Bu yükümlülükleri yetkili hizmet sağlayıcılarla koordine eder, belgelerini dosyada tutarız.

Personelle ilişkide dengeler

Kapıcı ile sakinler arasındaki anlaşmazlıklar çoğunlukla görev tanımının belirsizliğinden doğar. Görevler yazılı olduğunda, şikâyetler de görev listesine göre değerlendirilir; hem sakinlerin beklentisi hem personelin hakları korunur.

Personel maliyetinin kalemleri

Kat malikleri kapıcı maliyetini genellikle net maaş olarak düşünür; oysa işverenin gerçek maliyeti bundan belirgin biçimde yüksektir. Bütçe yaparken şu kalemlerin hepsi hesaba katılmalıdır:

Bu kalemleri tek tabloda göstermek, “kapıcı mı, hizmet alımı mı” kararını doğru rakamlarla vermeyi sağlar. Hizmet alımında firma faturası bu kalemlerin çoğunu içerir; karşılaştırma aynı kapsam üzerinden yapılmalıdır.

İşe alımda dikkat edilecekler

1. Görev tanımı önce yazılır: Adaydan ne beklendiği (temizlik, kalorifer, çöp, bahçe, küçük onarımlar) baştan netleşir.
2. Referans kontrolü: Önceki çalıştığı binaların yöneticileriyle görüşülür.
3. Yazılı iş sözleşmesi: Ücret, çalışma saatleri, izinler, deneme süresi ve varsa kapıcı dairesinin kullanım şartları yazılır.
4. SGK girişi: İşe başlamadan önce yapılır; eksik ya da geç bildirim, ileride kat maliklerine idari para cezası olarak döner.
5. İş sağlığı ve güvenliği: İşe giriş sağlık raporu ve temel İSG eğitimi.

Kapıcı dairesi

Kapıcı dairesi, binanın ortak yeridir ve görevliye iş sözleşmesi süresince kullanması için verilir. İş sözleşmesi sona erdiğinde dairenin makul bir sürede boşaltılması gerekir; bu süre ve şartlar sözleşmede açıkça yazılmalıdır. Görevli kullanmayan binalarda kapıcı dairesinin kiraya verilmesi gündeme gelebilir; bu, ortak yerin kullanım şeklini değiştirdiği için kat malikleri kurulunun kararını gerektirir ve elde edilen kira geliri ortak hesaba yazılır.

Personelle ilgili şikâyetlerin yönetimi

Sakinlerin görevliye doğrudan iş vermesi ya da ona kişisel talimatlar vermesi hem görevlinin iş yükünü belirsizleştirir hem de adaletsizlik algısı yaratır. Bu nedenle taleplerin ve şikâyetlerin yönetim üzerinden iletilmesini, görevlinin talimatı yalnız yönetimden almasını öneririz. Şikâyetler kayda alınır, görevliyle konuşulur ve tekrar eden konular performans görüşmesinde ele alınır.

Personel ayrılırken yapılacaklar

Görevlinin ayrılması, hukuki açıdan en hassas andır. Fesih bildirimi yazılı yapılır ve gerekçesi belirtilir; ihbar süresine uyulur ya da ihbar tazminatı ödenir. Kullanılmayan yıllık izin ücretleri, kıdem tazminatı (şartları varsa) ve son ay ücreti hesaplanarak ödenir ve SGK çıkışı süresinde yapılır. Görevliden bina anahtarları, giriş kartları ve demirbaşlar tutanakla teslim alınır. Bu adımların eksiksiz yapılması, ileride açılabilecek işçilik davalarında kat maliklerinin en güçlü savunmasıdır.