Yönetim Planı Hazırlama ve Güncelleme

Yönetim planı nedir?

Yönetim planı, kat mülkiyeti kurulurken tapuya verilen ve binanın iç tüzüğü gibi işleyen belgedir. Yönetimin nasıl seçileceği, giderlerin nasıl paylaşılacağı, ortak yerlerin kullanımı, hayvan besleme, tabela, otopark gibi pek çok kuralı düzenler. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetim planı tüm kat maliklerini ve onların halefi olanları bağlar.

Neden gözden geçirilmeli?

Pek çok binada yönetim planı müteahhit tarafından hazır bir örnekten doldurulmuştur; binanın gerçek ihtiyaçlarını yansıtmaz. Sık gördüğümüz sorunlar:

• Binada olmayan tesislerden (ör. havuz) söz eden veya var olanları düzenlemeyen hükümler.
• Uygulamada adil bulunmayan gider paylaşım kuralları.
• Otopark, depo ve çatı kullanımında belirsizlik.
• Kanundaki güncellemelerle uyumsuz ifadeler.

Değişiklik nasıl yapılır?

Kanuna göre yönetim planı ancak bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyuyla değiştirilebilir. Bu yüksek çoğunluk nedeniyle değişiklik sürecinin iyi hazırlanması gerekir: taslağı gerekçeleriyle önceden paylaşır, soruları toplantı öncesinde yanıtlar, toplantıya katılamayacak kat maliklerinin vekâletname ile katılımını kolaylaştırırız. Değişiklik kararından sonra tapu müdürlüğüne yapılacak işlem için belgeleri hazırlarız.

Toplu yapılarda yönetim planı

Birden çok bloktan oluşan sitelerde toplu yapı yönetim planı; blok ve site giderlerinin ayrımını, temsilciler kurulunun oluşumunu ve ortak tesislerin yönetimini belirler. Bu planlarda yapılacak değişiklikler için kanundaki toplu yapı hükümleri ayrıca dikkate alınır.

Yönetim planı değişikliği hukuki sonuç doğurur; taslak, avukat kontrolünden geçirilerek kurula sunulur.

Yönetim planında olması gereken başlıklar

• Yöneticinin ve denetçinin seçimi, görev süresi ve ücreti,
• kat malikleri kurulunun toplanma zamanı ve usulü,
• ortak giderlerin paylaşım esasları (varsa kanundan farklı dağılım),
• ortak yerlerin kullanımı: otopark, depo, çatı, bahçe, sığınak,
• bağımsız bölümlerin kullanım amacı ve değişikliği,
• evcil hayvanlar, gürültü, tadilat saatleri gibi yaşam kuralları,
• personel ve hizmetlere ilişkin esaslar.

Değişiklik süreci adım adım

1. Mevcut planın ve binadaki fiili durumun incelenmesi,
2. değişiklik taslağının gerekçeleriyle kat maliklerine önceden gönderilmesi,
3. soruların toplanması ve taslağın gerekirse güncellenmesi,
4. genel kurulda oylama (kanuna göre tüm kat maliklerinin beşte dördü),
5. kararın ve yeni plan metninin tapu işlemleri için hazırlanması.

Beşte dört çoğunluğa nasıl ulaşılır?

Yüksek çoğunluk, toplantıya katılamayan kat maliklerinin de sürece dahil edilmesini gerektirir. Taslağı toplantıdan önce paylaşmak, vekâletname ile katılımı kolaylaştırmak ve tartışmalı maddeleri ayrı başlıklarla oylamak, değişikliğin kabul edilme ihtimalini artırır.

Eski yönetim planlarında sık görülen sorunlar

Kayseri'de 1990'lı ve 2000'li yıllarda yapılmış binaların çoğunda tapu işlemleri sırasında verilen standart bir yönetim planı bulunur. Bu planlar çoğu zaman binanın bugünkü ihtiyaçlarını karşılamaz:

• Güncel olmayan tutarlar: Eski para birimiyle yazılmış ya da bugün anlamını yitirmiş ceza ve harcama limitleri.
• Olmayan tesisler: Kömürlü kalorifer, kalorifer dairesi, kapıcı dairesi gibi artık kullanılmayan alanlara ilişkin hükümler.
• Eksik konular: Otopark tahsisi, elektrikli araç şarjı, kamera sistemi, kısa dönem kiralama gibi yeni konularda hüküm olmaması.
• Belirsiz gider paylaşımı: Asansör ya da ısınma giderinden hangi katların nasıl muaf olduğunun net yazılmaması.

Güncel ihtiyaçlara göre eklenebilecek maddeler

Yönetim planıyla neler yapılamaz?

Yönetim planı kanuna aykırı hükümler içeremez. Örneğin kanunun açıkça eşit paylaştırılmasını öngördüğü giderlerin farklı paylaştırılması, kat maliklerinin kanundan doğan haklarının (genel kurula katılma, dava açma gibi) kaldırılması ya da mülkiyet hakkını ölçüsüz biçimde sınırlayan yasaklar geçersiz sayılabilir. Evcil hayvan, konutta işyeri açma ve kısa dönem kiralama gibi konulardaki maddeler de dikkatle yazılmalıdır; bazı işyeri türleri kanun gereği yönetim planında açıkça izin verilmedikçe konut binasında açılamaz. Taslağı hazırlarken bu tür maddeleri işaretler ve avukat görüşü alınmasını öneririz.

Değişiklikten sonra

Yeni yönetim planı tapuya verildikten sonra tüm kat maliklerini ve sonradan daire satın alanları bağlar. Sakinlere planın özetini içeren kısa bir bilgilendirme notu gönderir, tam metni sakin panelinde yayımlarız; yeni taşınanlara da karşılama dosyasıyla birlikte verilir.

Yönetim planı hazırlama sürecimiz

1. Mevcut durum analizi: Tapudaki yönetim planı, geçmiş karar defteri ve binada tekrar eden anlaşmazlıklar incelenir.
2. İhtiyaç görüşmesi: Yönetici ve istekli kat malikleriyle binanın özel durumları (dükkânlar, otopark, bahçe, çatı kullanımı) konuşulur.
3. Taslak: Değişen maddeler eski metinle yan yana, gerekçeleriyle birlikte hazırlanır.
4. Hukuki kontrol: Taslağın kanuna uygunluğu için avukat görüşü alınması önerilir.
5. Bilgilendirme: Taslak maliklere toplantıdan önce gönderilir; soru ve öneriler toplanır.
6. Onay ve tapu: Gerekli çoğunlukla imzalanan plan tapu müdürlüğüne verilir.

Yönetim planı ile iç yönerge farkı

Her kuralın yönetim planına yazılması gerekmez. Havuz saatleri, otopark numaraları, çöp toplama saatleri gibi sık değişebilecek uygulama kuralları, genel kurul kararıyla kabul edilen bir iç yönergede toplanabilir. Böylece yönetim planı temel ve kalıcı hükümleri taşır, günlük kurallar ise daha kolay güncellenir. İç yönergenin yönetim planına ve kanuna aykırı olmaması gerekir.

İç yönerge sakin panelinde yayımlanır, yeni taşınanlara karşılama dosyasıyla verilir ve her değişiklikten sonra güncel sürümü tarihiyle birlikte duyurulur. Böylece hangi kuralın ne zamandan beri geçerli olduğu konusunda belirsizlik kalmaz.